讓“報銷難”徹底成為歷史——全方位解鎖財務對接，多模式適配高校管理！
2022-10-22 瀏覽次數：260
早在2012年，北京中醫藥大學科研采購平臺上線，科研采購便正式迎來了線上采購模式。然而，在采購過程中，因為試劑耗材采購量小、采購頻繁等特點，導致票據數量大，科研人員手動貼發票壓力倍增，往往還要排隊報銷。同時，因為經費使用存在有效期，常常出現報銷流程還沒走完經費就過期的現象，給科研人員造成了很大的困擾。
NO. 1
突破財務壁壘
創新結算流程
為了幫助科研人員簡化報銷流程、提高效率，2015年，庫巴扎協助蘇州大學首創了財務對接模式：統一結算服務，即采購平臺訂單由學校管理方與供應商每月定期結算，供應商合并開票，極大減少了開票量。此模式不僅為師生們節省了大量跑財務部門報銷的時間，同時大大減少了票據數量和報銷筆數，也緩解了學校財務部門的結算壓力。2017年9月，中國教育會計學會在蘇州大學組織全國高?！盎ヂ摼W＋”物資集中采供改革培訓班，吉林省教育廳組織全省高校前往蘇州大學交流學習。
參會領導與代表一致認為，蘇州大學“互聯網＋”高校物資集中采供改革，理念先進、思路超前，是“互聯網+”背景下高校物資集中采供與財務管理模式有效融合的經典案例，是“既加強落實高校內部控制，又大幅減少財務報銷量”的“有利無弊”全面創新，是實現了財務與業務深度融合的一次顛覆性改革。此后，全國近百家高校陸續赴蘇大交流，共同推動高校行業財務管理和物資采供的全面改革。
《中國政府采購報》
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對此，中國政府采購報也進行了報導，肯定了庫巴扎在高校領域財務對接方面的創新和貢獻。自此之后，財務對接、統一結算成為業內此類平臺標準功能模塊。截至目前，庫巴扎與天津神州浩天、上海復旦天翼、用友軟件、上海海天、上海匯泉、廣州友財等多家財務解決方案企業合作，在全國50多所高校上線了統一結算模式。
NO. 2
多種結算模式
適應高校管理
在為高校提供科研采購服務的十余年間，庫巴扎深入研究行業政策，廣泛了解和收集各方建議及需求，根據各個高校的管理流程不同，目前已經形成多種完善的財務對接模式供高校選擇。
駐場運營代結算模式
丨無需師生跑腿，效率顯著提高
以往需要科研人員親自貼發票跑財務部門排隊報銷的現象，在駐場服務人員進入校園后發生了改變。由駐場服務人員統一收集整理票據、單據等，然后送至財務部門進行統一結算，整個過程不需要師生跑腿，有效節約科研人員的時間，提升科研效率。
投遞箱統一結算模式
丨隨時投遞，定期匯總
當然在一些實驗室多、且分散的院系，票據投遞柜則是更佳選擇。師生將使用附近的投遞箱對票據進行掃碼并在投遞口投遞，由財務部門的工作人員對投遞柜中的票據進行匯總結算，方便快捷。
校內財務自助投遞系統
全流程無紙化報銷模式
丨全程線上，責任更清晰
以上兩種模式都或多或少依賴于人工服務，并未實現完全自動化。因此，庫巴扎推出了全流程無紙化報銷模式，目前已經在清華大學、西安交通大學完成測試，即將投入使用。搭配電子簽章，真正實現線上無障礙報銷，全程透明、責任清晰、達到了陽光采購的要求。當然，如果有紙質票據的需求，可在系統中打印及留存。
無紙化報銷全流程
NO. 3
服務不斷改進
用戶體驗提升
1.對師生：
免貼發票快速報銷
使用財務結算新模式的高校，科研人員下單后只需要負責現場簽收。供應商上傳送達憑證，5-7天系統就會自動進入驗收自動結算的流程。如有退貨，平臺聯合第三方金融機構，確保7天內退款至原賬戶，采購更加放心。
2.對管理層：
簽收留痕方便追溯
供應商在將商品送達后，由科研人員簽收，相關憑證由供應商拍照上傳至系統內。管理方實時監控，確保采購流程全程透明、可追溯。
3.對財務部門：
減少票據減輕壓力
新的結算模式，每月集中結算1-2次，提高經費執行率，試劑耗材采購當月結算率可達到90%以上。同時，避免一單一票造成單據量大的問題，有效規避年終、學期末報銷大排長隊的現象，解決財務部門工作量巨大的問題，減輕財務部門的工作壓力。
4.對供應商：
備付金模式加速回款
改變供應商備付金由平臺企業或者高校暫存的傳統模式，庫巴扎創新性地引入興業銀行、中國郵儲銀行等多家第三方金融機構，供應商在銀行的自有賬戶中存入一定金額，保障用戶交易順利進行。供應商將多個訂單合并開具發票后，財務部門定期結算匯入供應商賬戶，4-6周完成結算，有效解決了供應商回款慢、下賬難的困擾。
財務對接模式的不斷發展和創新，正是庫巴扎“幫助科研人員節約更多時間，專注于科研工作本身”這一初衷的體現。從最初的手動貼發票排隊報銷，到現在的統一結算、線上報銷等多種模式并行，庫巴扎不僅率先推出財務對接，且從來沒有停止探索的腳步，希望能用科技的力量為科研人員節約時間，為財務人員減輕負擔，讓管理人員方便追溯，讓更多的科研人員感受“科研采購，如此簡單！”