聚焦科研采購，創(chuàng)新模式為財(cái)務(wù)結(jié)算加速
2022-02-28 瀏覽次數(shù)：260
庫巴扎與興業(yè)銀行緊密協(xié)同，設(shè)計(jì)了一套包含支付結(jié)算的綜合性解決方案，創(chuàng)新地解決了 “供應(yīng)商賬期長” 這個(gè)痛點(diǎn)。
近十年來，庫巴扎一直秉持“幫助科研人員節(jié)約更多時(shí)間，專注于科研工作本身”這一初衷，持續(xù)為160多所高校提供科研采購服務(wù)，不斷升級(jí)系統(tǒng)，為很多高校優(yōu)化財(cái)務(wù)結(jié)算流程，大幅度提高了結(jié)算效率。
然而，據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前有部分高校因?yàn)榉N種原因仍然沿用傳統(tǒng)的結(jié)算流程，從線上下單到收貨，從單據(jù)整理到送交財(cái)務(wù)部門等，每一步都需要科研人員親力親為。“科研試劑采購的特點(diǎn)就是用量少、批次多，我們不得不擠出一部分時(shí)間來承擔(dān)這項(xiàng)繁瑣的工作。”南京工業(yè)大學(xué)化學(xué)與分子工程學(xué)院的高老師說。
結(jié)算過程中，單張發(fā)票金額小、批次多，導(dǎo)致票據(jù)數(shù)量多，讓財(cái)務(wù)部門的工作量驟增，本就繁瑣的流程更加“雪上加霜”，而處于整個(gè)流程最末端的供應(yīng)商將面臨更長的結(jié)算周期。
在為高校提供科研采購系統(tǒng)及服務(wù)的十余年間，庫巴扎研究行業(yè)政策，廣泛了解和收集各方建議及需求，不斷改進(jìn)解決方案，推出財(cái)務(wù)結(jié)算新模式。該模式的落地，是科研采購行業(yè)聚焦科研人員減負(fù)、推動(dòng)付款周期縮短的一個(gè)縮影。財(cái)務(wù)結(jié)算模式是如何加快結(jié)算流程，減輕科研人員負(fù)擔(dān)的同時(shí)又響應(yīng)了國家《保障中小企業(yè)款項(xiàng)支付條例》政策呢？
優(yōu)化結(jié)算流程，
符合國家科研經(jīng)費(fèi)管理要求
庫巴扎將高校的科研采購系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)深度融合，嚴(yán)格按照國家關(guān)于科研經(jīng)費(fèi)管理及風(fēng)險(xiǎn)防控的要求設(shè)計(jì)流程，增設(shè)了“審批”“簽收”“驗(yàn)貨”環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)采購全流程閉環(huán)管理，保證采購真實(shí)性。結(jié)算新模式符合行業(yè)、財(cái)務(wù)審核和專項(xiàng)審計(jì)檢查要求，過程透明、責(zé)任明晰、達(dá)到了陽光采購的要求。
針對(duì)科研人員，徹底將他們從以往瑣碎、繁復(fù)的工作流程中解放出來，幫助他們節(jié)約更多時(shí)間專注于實(shí)驗(yàn)和科研；
針對(duì)財(cái)務(wù)部門，發(fā)票數(shù)量的減少及整個(gè)報(bào)銷流程的系統(tǒng)性優(yōu)化，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)部門的工作效率；
針對(duì)管理部門，更加清晰地掌握、追溯試劑耗材和經(jīng)費(fèi)的動(dòng)向；
針對(duì)供應(yīng)商，通過回款周期的大幅度縮短，減輕供應(yīng)商的資金壓力，響應(yīng)國家《保障中小企業(yè)款項(xiàng)支付條例》，切實(shí)保障供應(yīng)商的利益。
提升用戶體驗(yàn)，
多部門工作效率顯著提升
1.免貼發(fā)票報(bào)銷，節(jié)約時(shí)間專注科研
運(yùn)用財(cái)務(wù)結(jié)算新模式的高校，科研人員下單后只需要負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)簽收。供應(yīng)商上傳送達(dá)憑證，5-7天系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)進(jìn)入驗(yàn)收自動(dòng)結(jié)算的流程。如有退貨，平臺(tái)聯(lián)合第三方金融機(jī)構(gòu)，確保7天內(nèi)退款至原賬戶。
2.商品簽收憑證留痕，管理部門追溯一目了然
供應(yīng)商在將商品送達(dá)后，由科研人員簽收，相關(guān)憑證由供應(yīng)商拍照上傳至系統(tǒng)內(nèi)。管理方隨時(shí)調(diào)取查看，確保采購流程全程透明。
3.大幅減少票據(jù)數(shù)量，財(cái)務(wù)部門工作壓力顯著減小
新結(jié)算模式，每月集中結(jié)算1-2次，避免一單一票造成的問題，解決財(cái)務(wù)部門工作量巨大的問題，大幅度減輕財(cái)務(wù)部門的工作壓力。
4.訂單合并統(tǒng)一開票，保障中小企業(yè)定期結(jié)算
供應(yīng)商將多個(gè)訂單合并開具發(fā)票后，財(cái)務(wù)部門定期結(jié)算匯入供應(yīng)商賬戶，解決了供應(yīng)商回款慢、下賬難的困擾。
5.備付金管理模式創(chuàng)新，保障高校和供應(yīng)商利益
改變供應(yīng)商備付金由平臺(tái)企業(yè)或者高校管理的傳統(tǒng)模式，庫巴扎創(chuàng)新性地引入第三方金融機(jī)構(gòu)——興業(yè)銀行，供應(yīng)商在興業(yè)銀行開戶并預(yù)存?zhèn)涓督鹜泄埽Ｕ嫌脩艚灰醉樌M(jìn)行。此創(chuàng)新模式合法合規(guī)，不僅減輕高校管理備付金的壓力，解決師生快速退貨退款問題，而且更保障了供應(yīng)商的資金安全及利益。
關(guān)于財(cái)務(wù)結(jié)算新模式的Q&A
Q1：結(jié)算流程真的很方便嗎？可以把時(shí)間縮短到多久？
答：是的。科研人員簽收商品后，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入結(jié)算流程，最快2周內(nèi)完成結(jié)算，平均1個(gè)月完成結(jié)算。
Q2：財(cái)務(wù)對(duì)接如何避免經(jīng)費(fèi)損失？
答：用戶下單后，在系統(tǒng)中直接調(diào)取凍結(jié)名下的經(jīng)費(fèi)，確保專款專用，避免過期無法結(jié)算。
Q3：科研人員無需粘貼發(fā)票？那怎么報(bào)銷？
答：平臺(tái)運(yùn)營人員負(fù)責(zé)匯總供應(yīng)商的發(fā)票和單據(jù)，統(tǒng)一整理后提交財(cái)務(wù)部門。
Q4：結(jié)算流程中“簽收”這一步驟是否可以省略？
答：不可省略。根據(jù)高校《實(shí)驗(yàn)室化學(xué)安全管理實(shí)施辦法》，危化品在進(jìn)入實(shí)驗(yàn)室之前須由采購人進(jìn)行簽收。
Q5：哪些學(xué)校運(yùn)用了財(cái)務(wù)結(jié)算新模式？
答：目前該模式已經(jīng)在北京化工大學(xué)、北京中醫(yī)藥大學(xué)等核心高校上線，并取得了良好的效果，清華大學(xué)即將上線。
幫助科研人員節(jié)約更多時(shí)間、專注于科研工作本身，從來不是一朝一夕的事情，需要馳而不息、久久為功。
我們勇于嘗試，一直在探索更高效的結(jié)算服務(wù)，深入了解法律法規(guī)和科研人員的使用習(xí)慣及痛點(diǎn)，讓他們真正感受到“科研采購，如此簡(jiǎn)單！”
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